浅析Excel中筛选的使用技巧

文/张帅   2017-02-13 23:03:31

随着计算机技术的飞速发展,计算机硬件和软件技术的不断更新换代,作为Office办公软件核心之一的Excel,更是给我们的生活提供了很大的帮助,提高了我们的工作效率。筛选功能是Excel应用中经常会用到的一个功能,但它对初学者来说又是较难掌握的。本文中,笔者以实际操作为基础,探讨如何应用Excel中强大的筛选功能解决日常生活工作中的难题,从而掌握一些Excel的特点和使用技巧。

筛选操作是指用户根据需求,在Excel中只显示符合要求的数据,以更方便、直观地观察分析数据。Excel中的筛选操作包括自动筛选和高级筛选。下文中将以“某班的学生成绩表”和“运动服价格表”为例,共同探讨Excel中的筛选功能。

一、自动筛选

当筛选条件单一时,就可以利用Excel的自动筛选功能轻松完成。

具体操作方法,就是在“数据”选项卡下,选择“排序和筛选”组的“筛选”按钮。在每一项数据标题都会出现自动筛选箭头。单击需设置筛选条件列的自动筛选箭头,如“C程序设计语言”列,在其下列菜单中单击“数字筛选”筛选,出现子选项列表。

如果是某个单一值得摘选,直接在列表下方进行勾选即可。比如,如果我们要选择“C程序设计语言成绩大于等于80的”,选择“大于或等于”并填入对应数值80,单击确定,显示所有C语言成绩大于等于80的同学,其他数据将被隐藏起来。

二、条件关系为“与”

例如,如果我们要选“计算机基础”及“应用写作”两门课程均在80分以上的同学的记录。需要在标题栏下插入一行作为条件区,即在第四行之前插入一空行。在“计算机基础”下的单元格内输入“>=80”,在“应用写作”下的单元格输入“>=80”,作为高级筛选条件区域。

具体操作方法就是在“数据”选项卡下,选择“排序和筛选”组的“高级”按钮,出现高级筛选对话框,选择列表区域和条件区域(在列表区域和条件区域进行拖拽,用虚线框选中,会自动添加单元格地址)。

如果需要把结果单独放在其他位置选择“将筛选结果复制到其他位置”的方式,如果不需要只需选择“在原有区域显示筛选结果”。

三、条件关系为“或”

例如要选“管理学”或“教育学”其中一门课程在80分以上的同学的记录。

和“与”不同的地方在于条件区域的创建,需要在标题栏下插入两行作为条件区。在“教育学”下的单元格的内输入“>=80”,在“管理学”下的插入的第二个单元格(和教育学的条件不在同一行)输入“>=80”,作为高级筛选。

其他步骤,与条件关系为“与”的一样,即在“数据”选项卡下,选择“排序和筛选”组的“高级”按钮,出现高级筛选对话框,选择列表区域和条件区域,确定显示结果方式,单击“确定”。

总之,当条件之间关系为“与”,条件建立时放在同一行;如果条件关系为“或”,条件建立时放在不同行。

四、复杂条件的筛选

在对表格数据进行筛选时,可以同时根据多个字段设置筛选条件,各个条件之间是“与”的关系,或者各个条件之间是“或”的关系(即上文提到的二和三的情况)。但是,如果既希望同时根据多个字段设置条件,又要针对每个字段有多个条件,且条件之间存在关联关系,就很难实现了。

接下来,我们以“运动服价格表”为例,在这个表格中,分别列举了衣服种类和对应颜色。例如,我们要筛选出表格中所有的“红白”颜色的“足球上衣”和“彩蓝黑”颜色的“篮球上衣”,如果我们仍然简单地根据字段设置条件,通过自动筛选选择,品名一列选择“足球上衣”和“篮球上衣”,颜色一列选择“红白”和“彩蓝黑”,就会得到错误结果。彩蓝黑的足球上衣和红白的篮球上衣也会出现在筛选结果中。

在这种情况下,如果想得到正确的筛选结果,可以借助为表格添加辅助列生成精确条件的方法实现。

具体操作起来,就是在“金额”后面添加一列“条件”,在G2单元格输入公式“=C2&D2”,将公式向下填充,也就是把衣服品名和颜色结合在一起,例如:“足球上衣红白”、“篮球上衣红白”等等。然后利用第一点说的自动筛选的方法,在选项列表中选择“红白足球上衣”和“彩蓝黑篮球上衣”,得到结果。

以上几种情况,就是我们在日常使用Excel中经常用到筛选的解决办法,对筛选的应用有了大致的了解,掌握了一定的使用技巧,但只是Excel强大功能的一部分,我们只有通过不断地探索和实践,才能使它在不同的工作中广泛应用。

(作者单位:临汾高级技工学校)

《职业》2017年1月第2期 目录

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